「事務作業、もっと楽にならないかな」
そう思いながらも、目の前の入力をこなすだけで一日が終わる。 気づけば、もう何年もそんな状態が続いている。
もし、そんな状況に心当たりがあるなら、この記事がお役に立てるかもしれません。
今回は、茨城県内の青果卸A社さんの事例をもとに、「今使っているシステムを捨てずに、入力作業だけを自動化する方法」をお伝えします。
よくある「困った状態」
A社さんは、250軒の農家さんと取引があり、毎日100〜200件の納品データを処理しています。
事務作業を担当しているのは、事務員さん1名と、社長・専務の計3名。少人数で日々の業務を回していました。
抱えていた悩みは、こんな感じでした。
- 農家さんからの納品連絡が、電話やFAXでバラバラに届く
- それを事務員さんがAccessに手入力している
- しかも、同じ内容を別の帳票用にもう一度入力している（2重入力）
- 忙しすぎて、結局「今月いくら儲かったのか」がよく分からない
「なんとかしたいけど、どうすればいいか分からない」
そんな状態が続いていました。
「システム入れ替え」は正解じゃない
こういう状況になると、「思い切って新しいシステムを入れよう」と考える方も多いと思います。
でも、ちょっと待ってください。
新しいシステムを入れるとなると、
- 初期費用で数十万〜数百万円かかる
- 導入に半年〜1年かかることも
- 使い慣れるまで現場が混乱する
- そもそも、うちの業務に合うか分からない
こんなリスクがあります。
実際、A社さんも「Accessは長年使ってきたし、帳票の出力はこれでうまく回っている」という状態でした。
つまり、Accessが悪いわけじゃない。入力作業が大変なだけだったんです。
「入力だけ」を自動化するという考え方
そこで私がご提案したのは、「入力だけを自動化して、Accessはそのまま使う」という方法です。
具体的には、こんな仕組みを作りました。
① 農家さんからの入力をスマホ対応に
これまで電話やFAXで届いていた納品情報を、Googleフォームで受け取るようにしました。
農家さんは、スマホから「品目・等級・数量」を入力するだけ。
「パソコンが苦手」という農家さんでも、スマホでポチポチするだけなので、すぐに慣れていただけました。
② データを自動で集計
フォームから届いたデータは、Googleスプレッドシートに自動で溜まっていきます。
手作業でExcelに転記する必要はありません。
③ Accessへの橋渡し
「でも、うちはAccessで帳票を作っているんだけど…」
大丈夫です。
スプレッドシートに溜まったデータを、AccessがそのままCSVで読み込める形式に変換する仕組みを作りました。
ボタンを押すだけで、Accessに取り込めるCSVファイルがダウンロードできます。
つまり、
入力はGoogleフォーム → 集計はスプレッドシート → 帳票はAccess
という流れで、それぞれの得意なところを活かした仕組みになっています。
おまけ：収支も「見える化」
A社さんのもう一つの悩みは、「今月いくら儲かったか分からない」ということでした。
そこで、スプレッドシートに溜まったデータをLooker Studio（Googleの無料BIツール）に連携し、売上や収支をグラフで見られるようにしました。
「今日はどの農家さんからいくら仕入れたか」 「今月の利益はどれくらいか」
こうした数字が、パッと見て分かるようになりました。
この方法が向いている会社
今回ご紹介した方法は、こんな会社さんに向いています。
- 長年使っているシステム（AccessやExcel）を捨てたくない
- 高額なシステム導入は、正直キツい
- とにかく、入力作業だけでも楽にしたい
- 少人数で事務を回していて、手が足りない
「全部を一気に変える」のではなく、「入力だけ自動化する」という考え方、ぜひ試してみてください。
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