本日は「エクセル作業を10日から2日に短縮した改善の裏側」というテーマでお話しします。
最近はどこに行っても「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を耳にします。
「AIを導入しよう」「最新のクラウドツールを使おう」――そんな華やかな話が飛び交っています。
しかし、私たちの毎日の仕事の現実はどうでしょうか。
相変わらずエクセルのセルをコピー＆ペーストしたり、目視でデータをチェックしたり。
「DXなんて、うちの現場には関係ない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
今日は、難しいITの話をしに来たわけではありません。
もっと泥臭い、エクセル作業の改善の話です。
私が取り組んだのは、特別なシステム導入ではありません。
毎月10日かかっていた集計作業を、「今あるものだけ」、つまり普通のエクセルだけを工夫して、2日間に短縮しました。
今日はその裏側をお話しします。
DXの誤解：「最初から完璧」なんて存在しない
最初にお伝えしたい現実があります。
それは、最初から完璧なDXなど存在しないということです。
多くの人が、どこかでこう思っています。
- 「DX＝魔法の杖」
- 「たった一つのシステムを入れれば、すべての業務が自動化される」
- 「明日から会社が劇的に変わる」
しかし現実はまったく違います。
私がこれまで行ってきた業務改善の正体は、
「小さな自動化の積み重ね」でしかありません。
いきなり100点満点のシステムを目指すと、必ず挫折します。
理由はシンプルです。
- 予算が合わない
- 現場がついてこられない
大切なのは、いきなりホームランを狙わないこと。
目の前の「労力がかかっている作業」を一つずつ潰していくこと。
これが、私の改善のスタート地点でした。
10日から2日へ：もともとの作業は「手作業のオンパレード」
では、具体的にどうやって10日から2日にしたのか。その裏側をお話しします。
もともとの作業は、まさに手作業のオンパレードでした。
- 各部署から送られてくる、バラバラのフォーマットのエクセルファイル
- それを1つずつ開いて、必要なデータをコピー＆ペースト
- 1つのシートにまとめて貼り付ける
- 集計が壊れていないか、目視でチェック
- エラーが出れば、原因を探してまたやり直し
これを毎月10日間かけて行っていました。
肉体的にも精神的にも、かなりしんどい作業でした。
改善の3ステップ：一気に「全自動」にはしない
ここで大事なポイントがあります。
私はこれを、いきなり「フル自動化」したわけではありません。
3つのステップに分けて進めました。
ステップ1：探す時間と迷う時間を削る
最初に手を付けたのは、意外かもしれませんが「エクセルの中身」ではありません。
まずは、次のことを行いました。
- ファイル名のルールを統一する
- フォルダ構成を整理する
これだけで、
「さっきのファイルどこだっけ？」
「どのフォルダに入れたっけ？」
という探す時間が、ほぼゼロになりました。
ここには高度な技術は一切いりません。
しかし、こうした「探す・迷う時間」を削るだけでも、作業全体がかなり軽くなります。
ステップ2：エクセル機能（関数）をフル活用する
次に取り組んだのが、コピー＆ペースト作業を関数に置き換えることです。
具体的には、例えば以下のような関数を使いました。
- VLOOKUP関数
- 集計用のSUMIF / COUNTIF などの関数
マクロやVBAのような難しいプログラミングを書かなくても、
これだけで作業の半分以上は自動化できます。
「関数は苦手だから…」と敬遠されがちですが、
最初はよく使うパターンをテンプレ化してしまえば、現場でも十分運用できます。
ステップ3：最後に残った「定型作業」だけマクロで自動化
ステップ1・2を終えると、残るのは本当にごく一部の「定型作業」だけになっていました。
そこではじめて、少しだけマクロを使いました。
- ボタンを押すと、各シートの集計をまとめて更新
- 決まった形式のレポートを自動で整形して出力
こうして、10日かかっていた作業は、
最終的に2日で終わるようになりました。
ここで重要なのは、
「魔法のツール」は一切使っていないということです。
使ったのは、皆さんのパソコンにも入っている「普通のエクセル」だけです。
等身大の改善こそが、DXの本質
この経験から、私が強く感じたことがあります。
それは、DXとは派手な「大改革」ではなく、地味な改善の集合体だということです。
例えば、こんな小さな変化です。
- 1分かかっていたコピペが、1秒になった
- 入力ミスを探す30分が、0分になった
この「たった1分」「たった30分」の短縮を、ちゃんと喜べるかどうか。
ここが、DXが進む会社と止まる会社の分かれ道だと思っています。
「たかが1分の短縮でしょ」と笑う人は、DXを前に進めることはできません。
等身大の改善でいいんです。
誰かに自慢できるような、すごいシステムじゃなくても構いません。
「あ、これ楽になったな」
そうあなたが感じられるなら、それは立派なDXの一歩です。
10日を2日にした私の改善も、分解してしまえば、
1分の短縮を「数百回」積み重ねただけの話です。
最後のメッセージ：まずは、その「コピペ」を疑ってみる
最後にお伝えしたいことがあります。
もし今、
- 「会社は結局変わらない」
- 「DXなんてうちには無理そう」
と感じているなら、
まずは今日やる予定の「コピペ作業」を疑ってみてください。
「これはもっと楽にできないかな？」
そう考えて一歩踏み出すことこそが、
10日を2日に縮めていくための、最初の一歩です。
最初から完璧を目指す必要はありません。
まずは、自分の手元でできる小さな自動化を積み重ねていきましょう。
それが結果として、大きな変化＝DXにつながっていきます。
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