業務効率化の正しい順番「標準化→見える化」で仕事は劇的に変わる

「毎日、目の前の業務をこなすだけで精一杯だ」
「社員に仕事を任せたいが、結局自分がやったほうが早い」

経営者や管理職の皆様、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

世の中では「DX」や「IT化」といった言葉が飛び交い、「これさえ入れれば業務が楽になる」というシステムの話もよく耳にします。

しかし、高額なシステムを導入したものの、現場が使いこなせずにお金の無駄になってしまった……という話は、実は珍しくありません。

なぜ、うまくいかないのでしょうか？
それは、「順番」が間違っているからかもしれません。

今回は、お金をかけずに、エクセルなどの身近なツールで始められる「業務効率化の正しい手順」についてお話しします。

いきなり「自動化」をしてはいけない理由

業務を楽にする＝コンピューターに自動でやらせる（自動化）。
そう考えがちですが、これはいきなり「ゴールのテープ」を切ろうとするようなものです。

分かりやすく、「カレー作り」に例えてみましょう。

あなたは、「美味しいカレーを、誰でも早く作れるようにしたい」と考えています。
そこで、最新の「全自動カレー調理ロボット」を買ってきました。

しかし、もし現場のスタッフが、

このように、人によって作り方（手順）がバラバラだったらどうなるでしょうか？

ロボットに指示を出そうとしても、「どの作り方が正解なの？」と混乱してしまいます。
無理やり動かしても、出来上がるカレーの味は毎回バラバラ。結局、「手で作ったほうがマシだ」となってしまいます。

仕事もこれと同じです。
担当者によってやり方が違う状態でITツールを入れても、混乱を招くだけなのです。

業務効率化を成功させるには、以下の3つのステップを順番に進めることが大切です。

まずは、「誰がやっても同じ結果になるやり方」を決めることです。

カレーで言えば、「人参は1cm角に切る」「水は500ml入れる」というレシピを作ることです。

仕事においては、今の業務の流れを書き出してみましょう。
特別なソフトは要りません。紙とペン、あるいは使い慣れたエクセルで十分です。

これらを一つずつ決めて、皆で共有します。
これが「標準化」です。

レシピが決まったら、次は今の状況が誰にでも分かるようにします。

カレーで言えば、鍋の蓋を開けて「今煮込み中だな」「ルーが足りないな」と見えるようにすることです。

仕事では、「共有フォルダ」や「ホワイトボード」を活用します。

これらを、社長だけでなく社員全員が見られる状態にします。
エクセルで一覧表を作り、共有サーバーに置いておくだけでも立派な「見える化」です。

ここまできて初めて、「機械」の出番です。

レシピ（標準化）があり、状況が見えている（見える化）ので、
「野菜を切る作業だけ機械に任せよう」
「煮込む時間をタイマーで管理しよう」
という判断が的確にできるようになります。

仕事でも、「このエクセルの転記作業だけは、簡単なプログラムで自動にできるね」と、ピンポイントで安く効率化できるようになります。

「標準化」というと難しく聞こえるかもしれませんが、要は「仕事の棚卸し」です。

まずは、一番時間がかかっている業務や、ミスが多い業務を一つ選んでみてください。
そして、「いつもどうやって作業しているか」を箇条書きで書き出してみましょう。

それだけで、「あれ？ここは無駄な作業かもしれない」「人によってやり方が違うぞ」という気づきがあるはずです。

その気づきこそが、業務改善の第一歩です。
いきなり高いシステムを買う必要はありません。今ある手元の道具で、できることから少しずつ始めてみませんか？

「理屈は分かったけれど、忙しくて自分の業務を書き出す時間がない」
「ウチの場合はどこから手をつければいいのか相談したい」

そのように感じられた方は、ぜひ一度スガサポにご相談ください。

スガサポは、高額なシステムを売りつけることはいたしません。
お客様の現状をしっかりとお聞きし、エクセルなどの身近なツールを使って、極力お金をかけずにできる改善策をご提案します。

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