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毎朝の「1,2,3…」が会社の成長を止めていませんか？
出荷リストを開いて発送件数を指差し確認。電話が鳴ってページをスクロールし直し、また最初から数え直す――このルーティンが毎日10分。月に換算すると3時間。もし件数が増えたらどうでしょう。単純作業が雪だるま式に膨らみ、ヒューマンエラーまで連鎖。経営者も担当者も「本当にこれでいいのか」と思いながら、今日も数字とにらめっこしていませんか。
「目で数えれば早い」は本当？
目視カウントは一見シンプルですが、実は二つのコストを抱えています。
1つ目は作業時間。300行を数えるのと3,000行を数えるのでは桁違いの工数です。
2つ目は確認コスト。ミスが怖いのでダブルチェックを入れる→作業時間さらに倍増。“安く見えて高くつく”伝統芸になってしまいます。
以前の私はカウントは気を付けていました
以前の私は請求ステータスが「未入金」の行を毎朝数え、数字が合わずに再計算、上司に謝罪…を経験していたのでとても気を付けていました。そんなとき出会ったのがCOUNTIF関数。試しに1セルへ式を入れた瞬間、リストが増えても減っても数字が自動更新。「もう自分で数えなくていい」という解放感は衝撃的でした。
COUNTIFで条件に合う行数を一瞬で抽出
COUNTIFの基本形
=COUNTIF(範囲,条件)
例：D列に担当者の項目があり「田中」の対応件数を数えたい
H2に下記式を入れます
=COUNTIF($D:$D,"田中")
田中の対応件数が出ます
さらに運用を楽にするために数式の”田中”の部分をG2に設定にします
=COUNTIF($D:$D,G2)
これでG2セルに別の担当者の名前を入れると自動で対応件数を取ってきてくれます
これで追加行も修正行も自動反映。数え間違いゼロ＋作業時間ゼロです。
COUNTIFSで複数条件もラクラク
担当者が田中さんでステータスが未入金――こんな複数条件はCOUNTIFSで解決。
=COUNTIFS($D:$D,"田中",$E:$E,"未入金")
さらに運用を楽にするために数式の”田中”の部分をG2、”未入金”の部分を＄I＄1にしましょう
=COUNTIFS($D:$D,G2,$E:$E,$I$1)
担当者×月×品目…切り口が増えても式は増えません。必要な数字がリアルタイムで返るので、打ち合わせが驚くほどスムーズになります。
データベース形式が成功のカギ
COUNTIFの真価を引き出す前提は“1行1件、列に項目固定”のデータベース形式。列並びが変わらなければ式は永遠に生き続け、担当者が増えても崩れません。入力ルールを整えれば整えるほど自動化が加速します。
以前「データベース形式」を紹介している記事があるのでこちらも併せて読んでみてください
リストをテーブル化で行を追加しても自動で範囲を変換
リストをテーブル化しておくと、新規行を追加してもCOUNTIFの範囲が伸びるため、式を編集する必要すらなくなります。
=COUNTIF(テーブル名[ステータス],"未入金")
リストをテーブル化にする内容は後日内容を記事にしたいと思います。
とはいえ“まず1セル”から置き換える
とはいえ、既存ファイルを一晩でCOUNTIF対応にするのは現実的ではありません。
毎日手で数えている数字を1つ選び、COUNTIFに置き換えることから始めてください。自動更新の快感を味わえば、他のシートもすぐ置き換えたくなるはずです。
というわけで、
- 「式をどう書けばいいかわからない」
- 「データがバラバラで範囲が指定できない」
- 「COUNTIFSで複雑条件を扱いたい」
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