「FAXで届いた注文書を見て、手書きの割り振り表に転記する」
「その手書きメモを見ながら、また別の担当者がAccess（アクセス）などの管理システムに入力し直す」
あなたのオフィスでは、このような「情報のバケツリレー」が起きていないでしょうか？
「システムに入力する」というゴールは一つなのに、そこへ辿り着くまでに何度も同じ情報を書き写す。これは単なる時間の無駄というだけでなく、転記ミスの温床であり、社員のモチベーションを削ぐ要因にもなります。
今回は、数百万円をかけたシステム刷新をすることなく、「情報の入り口」を変えるだけでこの二重手間を解消する、現実的なDX戦略についてお話しします。
多くの現場が陥る「二重入力」の罠
長年使い続けている社内の基幹システム（Accessなどで構築されたもの）がある企業でよく見られるのが、以下のような非効率なワークフローです。
- 情報の発生： 取引先からFAXや電話、あるいは現場担当者からの口頭報告で情報が来る。
- 一次処理（アナログ）： 事務員がそれを「受付票」や「ホワイトボード」、「手書きの台帳」に転記する。
- 二次処理（デジタル化）： その手書き情報を見ながら、夕方や月末にまとめてAccess等のシステムへ手入力する。
このフローの最大の問題点は、「デジタルデータにするために、一度アナログを経由している」という矛盾です。
「既存のシステムが古くて、社外からアクセスできないから仕方がない」と諦めていませんか？ 実は、システムそのものを変えなくても、この流れは変えることができます。
解決策：情報の「入口」をGoogleフォームに変える
解決の鍵は、「データ入力の責任を、情報の発生源にシフトする」ことです。
具体的には、これまでFAXや電話で受けていた注文や報告を、「Googleフォーム」などのWebフォームからの入力に切り替えます。
変更後のワークフロー
- 取引先・現場担当者： PCやスマホから、専用フォームに必要事項を直接入力して送信。
- 事務員： 入力されたデータは自動的に「Googleスプレッドシート」に蓄積されるため、手書き転記作業はゼロになります。
これこそが「情報の入口改革」です。社内の人間が聞き取って書くのではなく、最初からデジタルデータとして受け取る仕組みを作ります。
既存システム（Access）はどうする？「CSV連携」で延命活用
ここで一つの疑問が浮かびます。
「Googleフォームで集めたデータは便利だけど、結局それをAccessに入力し直さないといけないのでは？」
いいえ、その必要はありません。ここで「CSVインポート」という機能が活躍します。
「手入力」ではなく「取り込み」を行う
ほとんどのデータベースソフト（Accessを含む）には、外部データを取り込む機能が備わっています。
- Googleフォームに溜まったデータを、CSV形式（多くのシステムで読める共通形式）でダウンロードする。
- 既存のAccessシステム側で、そのCSVファイルを「インポート（一括取り込み）」する。
この仕組みさえ整えてしまえば、100件の注文データであっても、手入力なら数時間かかるところが、わずか数回のクリック（数秒）で完了します。
この手法のメリット
- コスト安： 新しい高額な基幹システムを導入する必要がありません。Googleフォームは無料?安価で利用可能です。
- リスク低： 使い慣れたAccessの画面や帳票機能はそのまま使い続けられます。現場の混乱を最小限に抑えられます。
- 即効性： フォームの作成とインポート設定だけで済むため、短期間で導入可能です。
まとめ：入力業務をなくし、本来の業務へ
「手書き・二重入力」の撲滅は、単なる時短ではありません。
- 転記ミスの根絶（情報の正確性向上）
- リアルタイムな状況把握
- 社員の精神的負担の軽減
これらを実現するための第一歩は、システムを全て作り直すことではなく、「情報の入り口」をデジタル化し、既存システムへ橋渡しするルートを作ることです。
「うちは古いシステムだからDXなんて無理」と諦める前に、まずは一つの受付業務から、Googleフォームに置き換えてみませんか？ その小さな一歩が、社内の生産性を劇的に変えるきっかけになるはずです。
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現場の業務フローは企業ごとに異なります。貴社の現状をお伺いし、最適な「入力の手間を減らす方法」をご提案させていただきます。
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