「最新版はどれ？」問題を解消！Googleスプレッドシートで業務を劇的に楽にする方法

経営者や管理職の皆様は、日々山のような書類やデータと向き合っておられることと思います。

ところで、部下から送られてきたメールを見て、こんな風に困ったことはありませんか？

どれが本当の最新版なのか分からず、結局また部下に電話で確認する……。
こうした「ファイルを探したり確認したりする時間」は、実はチリも積もれば膨大なロスになっています。

今回は、そんなお悩みをスッキリ解決する「Googleスプレッドシート」という道具をご紹介します。

これまでのExcel（エクセル）での作業は、例えるなら「一冊のノート」をリレー形式で回しているような状態でした。
Aさんが書いて、Bさんに渡し、Bさんが書き加えて、またAさんに戻す。
この「渡し間違い」や「古いノートを見てしまうミス」が、業務を停滞させる原因です。

これを解決するのが、Googleスプレッドシートです。
これは、いわば「会社の中に置いてある大きなホワイトボード」のようなものです。

・全員が同じホワイトボードを、それぞれの席から同時に見ることができる。
・誰かが書き換えたら、その瞬間に全員の画面も新しくなる。
・「メールで送る」という手間そのものがなくなる。

使い勝手は、今お使いのExcelとほとんど変わりません。操作感はそのままに、情報の伝わり方だけが劇的にスムーズになります。

「難しそう」と思われるかもしれませんが、手順はとてもシンプルです。まずは準備として「Googleアカウント（Gmailのアドレス）」を用意してください。

ステップ 1

インターネットを見る画面（ブラウザ）を開きます。

【画面のどこを見る？】
画面の右上にある「点が9つ並んだ四角いマーク」を押すと、メニューが出てきます。その中にある「緑色のシートのようなアイコン」をクリックしてください。

ステップ 2

今お使いのファイルをそのまま使えます。新しく作り直す必要はありません。

【操作の手順】
1. 右上のほうにある「フォルダの形をしたマーク」を押します。
2. 「アップロード」というタブを選びます。
3. 自分のパソコンにあるExcelファイルを、その画面の中にマウスで引きずり込みます。

ステップ 3

一緒に作業したい人に「このボードを見ていいですよ」と許可を出します。

【操作の手順】
1. 画面の右上のほうにある「共有」というボタンを押します。
2. 一緒に見たい人のメールアドレスを入力します。
3. 最後に「送信」を押せば完了です。

こうした便利な仕組みを導入しようとすると、普通は何十万円もするシステムを想像されるかもしれません。しかし、このツールは基本的に無料で使い始めることができます。

「難しそうだな」と感じるかもしれませんが、まずは一つの表を共有することから始めてみませんか？

例えば、毎日の売上報告や、スタッフの出勤簿。これらを「メールで送る」のをやめて、「一つのシートに書き込む」だけにする。それだけで、あなたの手元に届く情報のスピードは格段に上がります。

いきなり全員で使うのが不安であれば、まずはご自身だけでファイルを一つアップロードして、中身を眺めてみるだけでも大丈夫です。「Excelとほとんど変わらないな」と実感していただけるはずです。

まずは今日、デスクトップにある「よく使うExcelファイル」を一つだけ、スプレッドシートに読み込ませてみることから始めてみませんか。

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