無料でできるGoogleフォームとDiscord連携で実現する「集荷依頼の即時通知システム」
こんにちは。スガサポの菅谷です。
今回は「なるべくお金をかけずに、連絡漏れをなくしたい」と考えている方向けに、
GoogleフォームとDiscord（ディスコード）を使った、低コスト＆即時性の高い通知システムの話をしたいと思います。
現場や社内で、こんなことで困っていませんか？
- 社内・現場トラブルの原因が「伝達ミス」「連絡漏れ」ばかりだ
- 業務連絡にLINEを使っているが、通知数が多くてコストが気になる
- 現場はまだ「紙文化」で、いきなり高度なシステム導入はハードルが高い
こうした悩みを、「高額な専用システム」ではなく、
身近な無料ツールの組み合わせで解決していくのが、今回お話しするテーマです。
なぜLINEではなくDiscordなのか？
まずは「連絡ツール」の話からです。
多くの会社さんが、業務連絡にLINE公式アカウントを使っています。とても便利なツールですよね。
ただ、一つだけ大きな壁があります。それがコストです。
LINE公式アカウントは、無料で送れるメッセージ数に上限があります。
無料プランでは月間の配信数が限られており、
業務連絡が多い現場だと、あっという間に上限に達してしまいます。
そこで「有料プランに切り替えてください」となるのですが、
「連絡だけのために、そこまでコストをかけるのはちょっと…」
という経営者の方も多いはずです。
そこで今回の主役がDiscord（ディスコード）です。
元々はゲームをする人向けの通話・チャットツールですが、
- メッセージの即時性が高い
- 安定して動く
- グループごと・チャンネルごとの運用がしやすい
- そして何より「無料」で使える
こういった特徴から、最近はビジネス用途で使う企業も増えています。
Discordを使えば、通知数を気にせず、コストゼロで連絡網を構築することができるのです。
GoogleフォームからDiscordへ：GASがつなぐ自動化の仕組み
では、どうやって「フォーム → Discord」に通知を飛ばしているのか。
ここで登場するのが Google Apps Script（GAS・ガス） です。
GASは、Googleが提供している「ちょっとしたプログラムを書くための環境」で、
ざっくり言うと、「Googleサービスの中で動く自動化ロボット」のようなイメージです。
今回の仕組みは、とてもシンプルです。
- 現場や取引先が、Googleフォームから集荷依頼や資材の依頼を入力する
- フォームへの入力をGASが検知する
- GASが、Discordの特定チャンネルにメッセージを送信する
- 担当者のスマホに「ピロン」と通知が飛ぶ
この間のタイムラグは、だいたい数秒程度です。
フォームに入力されたほぼその瞬間に、担当者のスマホに情報が届きます。
その結果、「連絡が来ていたのに気づかなかった」「伝言ゲームで内容が変わっていた」
といった確認漏れや伝達ミスを、かなりのレベルで減らすことができるようになります。
「通知が早い」だけじゃない、情報がちゃんと残る安心感
この仕組みの良いところは、単に通知が早いだけではないという点です。
もう一つの大きなメリットが、情報がきちんと記録に残ることです。
電話や口頭での依頼は、その場では伝わっても、後から
- 「いつ頼まれた話だっけ？」
- 「誰からの依頼だった？」
- 「数量っていくつだった？」
といった確認ができず、トラブルのもとになります。
一方、Googleフォームを使えば、
- いつ（日時）
- 誰が（会社名・担当者名）
- 何を、どれくらい（集荷内容・資材の種類・数量など）
といった情報が、自動的にスプレッドシートへ蓄積されます。
例えば、
- 野菜の集荷依頼
- 段ボールや梱包資材の追加依頼
- 納品時間の変更・キャンセルの連絡
こういったものをすべてフォームに一本化しておけば、 「あれ？聞いたつもりだった」「いや、その話は聞いていない」
というヒューマンエラーを、かなり減らすことができます。
さらに、蓄積されたデータを元に、
- どの取引先からの依頼が多いか
- 曜日・時間帯ごとの依頼の傾向
- 必要資材の在庫予測
などの分析もできるようになります。
「通知」と「記録」を同時にできるのが、この仕組みの大きな強みです。
さらに柔軟に：PDF作成やFAX連携なども可能
もう少し踏み込むと、この仕組みは拡張性もあります。
- フォームの内容を元に、自動でPDFを作成する
- そのPDFを、FAX送信用のサービスに連携して、自動でFAX送信する
といったことも、GASと外部サービスの組み合わせで実現可能です。
現場がまだ紙中心の運用でも、
- 入力はWebフォームでデジタル化
- 出力はFAXや印刷でアナログに対応
という形で、「現場のやり方を大きく変えずに、裏側だけデジタル化」することもできます。
GASって難しそう…そんなときは？
ここまで読むと、
「仕組みは良さそうだけど、GASなんて書けない…」
「プログラムはちょっとハードルが高いな…」
と思われる方も多いと思います。
実は、最近はAIを使ってGASのコードを作ってしまうという方法もあります。
やりたいことや項目の内容を伝えれば、AIがベースとなるコードを作ってくれるので、
プログラミング未経験の方でも、意外となんとかなったりします。
この「AI＋GASで自動化する具体的なやり方」については、
また別の記事で詳しくご紹介しようと思います。
まとめ：低コストでここまでできる業務フロー改善
今日のお話を、あらためて整理すると次の3つです。
- コスト削減
業務連絡にLINE公式アカウントを使うと、配信数によっては従量課金がネックになります。
代わりに無料のDiscordを活用することで、通知数を気にせず連絡が可能になります。 - 即時性
Googleフォーム＋GASの組み合わせで、
フォームに入力された情報を数秒以内にDiscordへ自動通知。
連絡漏れや確認遅れを大幅に減らせます。 - 柔軟性・拡張性
スプレッドシートへの蓄積データを元に、
PDF自動作成やFAX自動送信など、アナログな現場にも合わせた運用ができます。
どれも、「高額な専用システム」を導入しなくても、
今ある無料ツールを組み合わせるだけで実現できるものばかりです。
「連絡漏れが多くて困っている」「紙と電話だけのやり方に限界を感じている」
という方は、ぜひ一度、この低コストの仕組みを検討してみてください。
スガサポのサポートについて（訪問エリア・無料相談）
スガサポでは、今回ご紹介したような
- Googleフォーム＋スプレッドシート＋GASによる業務自動化
- Discordなどの無料ツールを使った連絡体制構築
- 既存のExcel業務との連携・集計の仕組みづくり
などを通じて、「面倒なことを、なるべく費用をかけずに簡単にする」お手伝いをしています。
現在、無料相談も受け付けています。
茨城県であれば、
神栖市・鹿嶋市・潮来市・鉾田市・行方市・稲敷市・つくば市・大洗町・茨城町・水戸市 など、
県内各エリアに訪問での無料相談が可能です。
千葉県であれば、
香取市・東庄町・銚子市・成田市 周辺エリアまで訪問対応を行っています。
（その他エリアについても、ご相談いただければ柔軟に検討いたします）
「うちのこの作業、効率化できるのかな？」
「そもそも何から手をつけていいかわからない…」
という段階のご相談でも、もちろん大歓迎です。
下記のお問い合わせフォーム、もしくは公式LINEから、
どうぞお気軽にご連絡ください。
連絡の「モヤモヤ」を一緒に整理して、
現場に合った、ムリのない改善方法を考えていきましょう。
