「シフト作成、○○さんしかできないんだよね」
そんな状態、ありませんか？
長年シフトを担当してきたベテラン社員さん。その人がいるから、毎月なんとか回っている。でも、もしその人が辞めたら……？
実はこれ、多くの会社が抱えている「属人化」という問題です。
今回は、茨城県内の介護施設B社さんの事例をもとに、「担当者が辞めても業務が回る仕組み」の作り方をお伝えします。
「あの人しかできない」が生まれる理由
B社さんでは、シフト作成を一人のベテラン職員さんが担当していました。
その方は長年の経験から、
- 誰がいつ休みたいか
- 誰と誰を同じ日に入れると相性が良いか
- 繁忙期にどう人を配置するか
こうしたことを、頭の中で把握しながらシフトを組んでいました。
ところが、その方が退職することに。
「来月から、シフト誰が作るの……？」
現場は一気に不安に包まれました。
なぜ引き継ぎがうまくいかないのか
「じゃあ、引き継ぎをすればいいのでは？」
そう思いますよね。でも、実際にはこんな壁があります。
① やり方が「その人の頭の中」にある
マニュアルがない。手順書もない。「なんとなくこうやってる」という感覚でやっている。だから、教えようにも教えられない。
② 使っているExcelが複雑すぎる
長年使ってきたExcelファイル。数式が何重にも入っていて、どこを触っていいか分からない。下手に触ると壊れそうで怖い。
③ そもそも手作業が多すぎる
希望休を紙で集めて、それを見ながらExcelに手入力して……。この作業だけで何時間もかかる。新しい人がやるには負担が大きすぎる。
B社さんも、まさにこの状態でした。
「仕組み」で解決するという考え方
そこで私がご提案したのは、「人に依存しない仕組みを作る」という方法です。
ポイントは3つあります。
① 入り口をデジタル化する
これまで紙で集めていた「希望休」を、Googleフォームで集めるようにしました。
スタッフさんは、スマホから「○月○日、休み希望」と入力するだけ。
これで、
- 紙を配る手間
- 紙を回収する手間
- 紙からExcelに転記する手間
これが全部なくなりました。
② データを自動で整理する
フォームから届いたデータは、Googleスプレッドシートに自動で溜まります。
さらに、ボタンを押すだけで「Excelに貼り付けられる形式」に自動で整理される仕組みを作りました。
手作業でコピペする必要はありません。
③ Excelへの反映も自動化する
B社さんでは、長年使ってきた「勤務予定表」のExcelがありました。
このExcel自体は使い慣れているので、レイアウトは変えたくない。
そこで、Excel VBA（自動化の機能）を使って、整理されたデータをボタン一つで勤務表に反映できるようにしました。
これで、シフト担当者がやることは、
「最後の微調整だけ」
になりました。
仕組み化すると何が変わるか
この仕組みを入れたことで、B社さんでは次のような変化がありました。
【変化①】新しい担当者でも回せる
作業の大部分が自動化されているので、「シフト作成の経験がない人」でも担当できるようになりました。
【変化②】引き継ぎが簡単になった
「このボタンを押して、ここを確認して、最後に調整する」
手順がシンプルになったので、引き継ぎも短時間で済みます。
【変化③】ミスが減った
手入力がなくなったので、「入力ミス」「転記ミス」がなくなりました。
この方法が向いている会社
今回ご紹介した方法は、こんな会社さんに向いています。
- シフト作成が一人に集中している
- 「あの人が辞めたらどうしよう」という不安がある
- 希望休を紙やLINEで集めていて、転記が大変
- 今使っているExcelは変えたくない
- 高額なシフト管理システムを入れる余裕はない
「全部を新しくする」のではなく、「入力と転記だけ自動化する」という考え方がポイントです。
まずはお気軽にご相談ください
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