「もっと楽に仕事ができるはずだ」
「でも、難しいITのことはよく分からないし、高いシステムを入れる余裕もない」
そんなふうに、一人で悩みを抱えていらっしゃいませんか？
日々、手作業で数字を入力したり、大量の紙の書類を整理したりするのは本当に骨が折れる作業です。
実は、仕事のやり方を変える「業務効率化」というのは、決して難しいことではありません。
お子さんが遊ぶ「レゴブロック」をイメージすると、とても分かりやすくなります。
業務効率化は「レゴブロック」の組み立てと同じです
レゴブロックで大きなお城を作るとき、いきなり完成品が手に入るわけではありませんよね。
まずは小さくて四角いパーツを一つずつ、パチっと組み合わせていくはずです。
仕事の改善も、これと全く同じです。
何千万円もするような「巨大なシステム」をいきなり買う必要はありません。
今お使いのパソコンや、使い慣れたExcel（エクセル）やGoogleスプレットシートという「小さなブロック」をどう組み合わせるか、そこから考えれば良いのです。
例えば、料理をイメージしてみてください。
高価な全自動調理器を導入しなくても、よく切れる包丁が一本あるだけで、日々の下準備はぐんと楽になりますよね。
ITツールも、あなたを助けてくれる「便利な道具」の一つに過ぎません。
まずは「入力の二度手間」というブロックを外しましょう
具体的な解決策として、まずは「同じことを二回書かない」ことから始めてみませんか？
例えば、こんなお悩みはありませんか？
- 現場の報告書を紙で書き、それを事務所に戻ってからパソコンに入力し直している
- 見積書の内容を、そのまま請求書に手作業で写している
これは、レゴでいえば「一度組み立てたものを、わざわざバラしてまた一から組み立てている」ような、もったいない状態です。
これを解決するために、まずは「情報を一箇所に集める」というブロックを置いてみましょう。
例えば、共有のExcelシートを一つ作り、そこに数字を入れるだけで、見積書も請求書もボタン一つで作成されるように設定する。
これだけで、あなたの事務作業の時間は半分以下になるかもしれません。
「これならできそう」を積み重ねるメリット
小さなブロックを組み合わせるやり方には、良いことがたくさんあります。
- 費用がほとんどかからない：今あるパソコンやExcelを活用するので、大きな投資は不要です。
- 失敗してもやり直せる：小さい改善なら、もし合わなくてもすぐに元に戻せます。
- 自信がつく：少しずつ仕事が楽になる実感が持てるので、「次はこれをやってみよう」という前向きな気持ちになれます。
経営者や管理者のあなたの時間が空くことは、会社にとって最大の利益です。
浮いた時間で、新しい事業の計画を立てたり、ゆっくりと体を休めたりすることができるようになります。
まずは「一番面倒な作業」を一つだけ教えてください
いきなり全てを変える必要はありません。
まずは、今日一日の仕事の中で「これが一番面倒くさいな」と感じた作業を一つだけ、メモしてみてください。
それが、あなたの「レゴ」の最初の一歩になります。
もし、「自分の場合はどのブロックから手をつければいいのか分からない」という時は、どうぞお気軽に私にご相談ください。
地元密着の「スガサポ」が解決をお手伝いします
スガサポでは、ITに詳しくない経営者様のための無料相談を受け付けております。
特に、以下の地域にお住まいの方であれば、私が直接お会いしてお話をお伺いいたします。
- 茨城県：神栖市、鹿嶋市、鉾田市、潮来市、行方市、つくば市、水戸市など県内全域
- 千葉県：香取市、銚子市、東庄町、成田市など
「こんな些細なことで相談してもいいのかな？」と迷われる必要はありません。
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