こんにちは！
月末が近づくたび、売上シートにフィルターをかけたり電卓でポチポチ足し算したりして、「あれ？ さっきと合計が違う…」とため息をついていませんか。担当者名で抽出し直すたびに数字がズレるこの作業、じつはSUMIF（サムイフ）という関数を使えばあっという間に終わります。今日は 「手動で合計していませんか？SUMIF で必要な分だけ足し算」 をテーマに、Excel が得意でなくてもスッと理解できるようにお話しします。
電卓で “足しては戻る” の消耗戦
売上シートを開き、担当者「田中」さんだけ残して金額列を合計、次は「鈴木」さん…と順番に電卓を叩く。その間に電話が鳴ってフィルターを外し、戻ってきたらどの数字を足したのか忘れてしまう。
しかもステータスを「仮」から「確定」に変えたら、また最初からやり直し。同じ手順を延々と繰り返すうちに、時間も集中力も奪われていきます。
手動合計は “二重のムダ”？
「フィルターで見えている行だけ選択して、ステータスバーの合計を読めばいいから簡単だ」と言われがちですが、本当にそうでしょうか。
1 つ目のムダは人が毎回操作する時間、2 つ目のムダはヒューマンエラーを疑いながら検算するストレスです。
作業は単純でも、人の集中力は単純に保てません。ここで浮いた時間と精神力を、本来注ぐべき製品開発や顧客対応に回したいところです。
私も合計を出すのに苦労しました
以前、私は 30 社分の請求金額を毎月手で集計していました。月末の深夜、疲れた頭で電卓を叩くと 0 を一つ余計に付け足してしまい、数字が合わずに全行を見直す――そんな悪夢を何度も経験しました。
「電卓より早い方法はないのか」と探した結果がSUMIFでした。いまでは数式を一度書くだけで、行数が何倍に増えても合計は自動更新。あの頃の自分に真っ先に教えてあげたい関数です。
SUMIFで必要なものの合計を自動で出す
SUMIFのしくみを30秒で
SUMIFは「条件に合うセルだけ取り出して合計してね」とExcelに頼む関数です。書式はこうなります。
=SUMIF(条件を探す列, 探したい値, 合計したい列)
例えばB列に担当者名、E列に売上金額があり、担当者が「田中」さんの分だけ合計したいときはこの一行で終わりです。
=SUMIF($B:$B,"田中",$C:$C)
セルに手を触れなくても、田中さんの売上が増えるたびに合計が伸びる。「最新の数字が常にそこにある」という安心感は一度味わうと手放せません。
SUMIFSで複数条件も自由自在
「担当者が田中さんで、かつステータスが『確定』の行だけ」というように条件が二つ以上ある場合はSUMIFSが出番です。書き方はSUMIFとほぼ同じ。条件が増えても行を選ぶのはExcelですから、操作が複雑になることはありません。
=SUMIFS($C:$C,$B:$B,"田中",$D:$D,"確定")
担当者×月別×品目別…どんな切り口でも数字が即座に返ってくるので、試算や打ち合わせが驚くほどスムーズになります。
成功のカギは“データベース形式”
SUMIFの威力を最大化する下準備がデータベース形式です。
-1行1件のルールで下に追加
-列に項目を横並びで固定
-レイアウトは「見やすさ」より「揃いやすさ」優先
この形にそろえておくと、式は一度書けば使い回し可能。社員がどんどん入力しても列構造が崩れないので、関数がいつまでも壊れません。
データベース形式は以前の記事で紹介しているのでこちらの記事も参考にしてください
とはいえ“一気に全部”は疲れます
とはいえ、既存ファイルすべてを今日からSUMIF対応に作り替えるのは現実的ではありません。まずは「毎月いちばん時間がかかる集計」だけを、SUMIF（またはSUMIFS）に置き換えてみるところから始めましょう。数字が自動で更新される気持ち良さを実感できれば、他の作業にもどんどん広げたくなるはずです。
というわけで、
-「自社データで具体的に式を書いてみたい」
-「複数条件が増えて頭が混乱してきた」
-「データベース形式にどう直せばいい？」
そんなときはぜひスガサポにご相談ください。30分の無料オンライン相談でシートを拝見し、最小の手直しで最大の時短を生む式設計をお手伝いします。数字に追われる毎日から解放され、本業のアイデア出しに時間を使いましょう！
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