毎日、現場の対応や書類の整理に追われ、気づけば夜遅く……。
「もっと楽に仕事ができる方法はないか」
「最新のITツールを入れれば、この忙しさから解放されるのではないか」
そんなふうに考えたことはありませんか？
今の時代、猫も杓子も「DX」や「自動化」と言います。しかし、焦っていきなり高いシステムを導入するのはおすすめしません。
実は、ITを使って業務を楽にするには、絶対に飛ばしてはいけない「順番」があるのです。
まずは「料理のレシピ」を作ることから
IT導入を「料理」に例えてみましょう。
もし、あなたが「美味しいカレーを誰でも作れるようにしたい」と思ったとき、いきなり最新の全自動調理ロボットを買いに走るでしょうか？
きっと、まずは「材料は何が必要か」「どの順番で煮込むか」という「レシピ」を作るところから始めるはずです。
ビジネスの世界でも全く同じです。
「標準化」「見える化」「自動化」という3つのステップを順番に進めることが、一番の近道になります。
ステップ1：標準化（ルールを決める）
「標準化」とは、一言で言えば「誰がやっても同じ結果になるルール」を作ることです。
例えば、請求書の作り方が担当者によってバラバラだったり、データの保存場所が人によって違ったりしていませんか？
この状態のまま便利なツールを導入しても、余計に混乱が広がるだけです。
- 仕事の流れを紙に書き出してみる
- Excelの入力ルールを一つに決める
これだけで十分です。まずは「わが社のやり方はこれだ」という土台を作りましょう。
ステップ2：見える化（現状を知る）
ルールができたら、次は「見える化」です。
これは、「今、どこで、誰が、何をしているか」を数字や表でパッと見て分かる状態にすることです。
何も専用のソフトはいりません。使い慣れたExcelで大丈夫です。
「どの作業に何時間かかっているか」「今月の売上目標まであといくらか」を一つの表にまとめるだけで、ムダな動きが見えてきます。
「あ、この作業に時間がかかりすぎているな」と気づくことができれば、改善策は自然と見えてくるものです。
ステップ3：自動化（ITに任せる）
ここでようやく「自動化」の出番です。
ルールが決まり（標準化）、ムダな場所が分かった（見える化）状態で初めて、ITツールが真価を発揮します。
例えば、今まで手入力していたExcelのデータを、ボタン一つで集計できるようにする。
これだけでも、あなたの時間はぐっと増えるはずです。
いきなり数百万、数千万もするシステムを買う必要はありません。
今のExcelを少し工夫したり、月額数千円で使える安価なツールを組み合わせたりするだけで、驚くほど業務はスムーズになります。
まずは「一つだけ」書き出してみませんか？
IT化は、決して難しいことではありません。
まずは今日、あなたが一番「面倒だな」と感じている作業を一つだけ、メモ帳に書き出してみてください。
それが、大きな効率化への第一歩になります。
「そうは言っても、どこから手をつければいいか一人では不安だ」
「自分の会社に合ったやり方を一緒に考えてほしい」
そんなときは、お気軽にスガサポへご相談ください。
スガサポでは、難しい専門用語は使いません。
あなたの会社のペースに合わせて、じっくりとお話を伺います。
無料相談・無料訪問のご案内
スガサポでは、現在無料相談を受け付けております。
特に対象地域の方は、無料で直接お伺いしてお悩みをお聞きします。
- 茨城県：神栖市、鹿嶋市、鉾田市、潮来市、行方市、つくば市、水戸市 など茨城県内
- 千葉県：香取市、銚子市、東庄町、成田市 など
- そのほか地域はご相談ください
「Excelの相談をしたい」「何から始めればいいか教えてほしい」といった小さなお悩みでも構いません。まずは下記のお問い合わせフォームから、お気軽にご連絡ください。
