業務の属人化はなぜ起こる？原因5つと防ぎ方を中小企業の現場から解説

「気がついたら、その業務が誰にもできなくなっていた」。中小企業でよく聞く言葉です。属人化は、誰かがサボった結果ではありません。むしろ、まじめに目の前の仕事を回そうとした結果として、自然に起こってしまう現象です。

この記事では、業務の属人化がなぜ起こるのか、その原因を中小企業の現場の目線で5つに整理します。あわせて、ベテランや担当者が辞める前に手を打つための防ぎ方もまとめます。属人化を「悪いこと」と決めつけるのではなく、構造的に起こるものとして、冷静に対処していきましょう。

「属人化」が中小企業で起こる5つの原因

属人化が起こる背景には、中小企業ならではの構造的な原因があります。大企業の属人化とは事情が違うため、まずは原因を正しく知ることが出発点です。

原因1：少人数経営で、兼務が当たり前になっている

従業員が10〜50名ほどの会社では、ひとりが複数の役割を持つのが普通です。人を増やして分担するより、できる人がまとめて抱えたほうが早い。その積み重ねが、いつのまにか「その人にしかできない業務」をつくります。

原因2：業務マニュアルを作る時間がない

マニュアルが大切なことは、誰もが分かっています。それでも作れないのは、日々の業務を回すだけで精一杯だからです。「落ち着いたら作ろう」と思ったまま、落ち着く日が来ないというのが現場の実感ではないでしょうか。

原因3：ベテランの暗黙知が、文書になっていない

長年やってきた人の「勘どころ」は、本人にとって当たり前すぎて、わざわざ言葉にされません。引き継ぎも口頭で終わってしまい、その人が持っていた判断の基準は、社内のどこにも残らないままになります。

原因4：Excelマクロやスプレッドシートが、個人の作品になっている

業務を効率化しようと、ある社員が自分でExcelマクロや表計算の仕組みを作る。それ自体は良いことですが、作った本人にしか中身が分からないまま業務に組み込まれると、その人がいなくなった瞬間に手が出せなくなります。

原因5：「困っているけれど、解決方法が分からない」状態が続く

属人化に気づいていても、誰に相談すればいいのか分からない。そのまま「とりあえず今は回っているから」と先送りされ、状態が固定化していきます。これも立派な原因のひとつです。

属人化が「気づいたら止められない」状態になる進行ステージ

属人化は、ある日突然できあがるものではありません。次の4つのステージを通って、少しずつ進行します。

ステージ1は、効率を重視して、業務を1人に集約する段階です。この時点では、むしろ「あの人に任せておけば安心」というメリットを感じています。

ステージ2は、その人の負担が増え、ほかのメンバーが中身を分からなくなる段階です。本人も忙しく、引き継ぐ余裕がありません。

ステージ3は、業務がブラックボックス化する段階です。外からは結果しか見えず、後任を育てようとしても、何をどう教えればいいのか分からなくなります。

ステージ4は、担当者の退職や休職で、業務が止まる段階です。ここまで来ると、解消にはまとまった時間と費用がかかります。

自社がいまどのステージにいるか、考えてみてください。ステージ2や3にいると感じたなら、止まる前に動ける、最後のタイミングです。

属人化のリスク — 放置するとどこまで悪化するか

属人化を放置したときのリスクは、時間の長さで分けて考えると分かりやすくなります。

短期のリスクは、担当者の急な休みで月次処理が止まること、ミスが起きても誰も検証できないことです。中期のリスクは、業務がその人に依存しているために、処遇の交渉が偏ったり、引き止めのためのコストがかかったりすることです。長期のリスクは、担当者が退職したときの業務再構築です。

たとえば、月次集計をひとりに頼っている会社で、その担当者が辞めたとします。1か月ぶんの売上計算が遅れ、後任の採用と教育に50万〜100万円ほどかかることもあります。今すぐ何かが壊れるわけではないけれど、止まったときの代償は大きい。これが属人化リスクの本質です。

自社業務のどこが属人化しているか整理したい方は、対応する業務・対応しない業務を参考に、どこから手を打てそうか確認してみてください。

属人化を防ぐ4つの実践策

属人化は、まだ深刻になっていない段階なら、防ぐことができます。中小企業でも取り組みやすい4つの実践策を挙げます。

実践策1は、業務一覧の見える化です。誰が、何を、いつやっているか。まずは棚卸しをして、紙1枚でいいので一覧にします。これだけで、どこに業務が偏っているかが見えてきます。

実践策2は、手順書を軽く作ることです。完璧な手順書を目指すと挫折します。画面のスクリーンショットに短いメモを添える、操作を短い動画で撮る。その程度で十分です。

実践策3は、複数人で触れる業務環境をつくることです。ひとつのExcelファイルを1人だけが管理するのではなく、共有できる形にしておく。クラウドのスプレッドシートを使うのもひとつの方法です。

実践策4は、社外のパートナーに一部を切り出すことです。毎月の定型業務を社外に任せておけば、その業務が社内の特定の人に依存することがなくなります。属人化の予防として、代行を使うという考え方です。

大切なのは、4つを一度に全部やろうとしないことです。まずはどれかひとつ、いちばん不安な業務から始めてください。

すでに属人化している業務は、どう解消するか

ここまでは「防ぎ方」の話でした。しかし、すでに属人化してしまっている業務には、防ぐのとは別の「解消する」アプローチが必要です。

解消の方法は大きく3つあります。手順をそろえる「標準化」、誰でも引き継げるようにする「マニュアル化」、そして毎月の業務ごと社外に任せる「代行」です。それぞれの向き不向きは、中小企業の属人化を解消する3つの方法でくわしく整理していますので、あわせてご覧ください。

スガサポは、このうち「代行」を担う立場です。「まるごとExcel代行」というサービスで、社外Excel担当として伴走しながら、毎月のExcel業務を引き受けます。社会福祉法人 白銀会様では、職員30名規模の事業所で、Excelを使ったシフト表づくりや帳票の作業が特定の担当者に偏っていた状態を、社外運用に切り替えることで整理しました。「自社にExcelに強い人がいない」という会社でも、業務そのものは止まらず回り続けます。

「うちは大丈夫」と思ったときに、ぜひ一度ご相談ください

属人化していると気づいている。それは、決して悪いことではありません。気づいている時点で、まだ手遅れではないからです。本当に危ないのは、気づかないまま担当者が辞めてしまうケースです。

30分の無料相談では、自社業務のどこが属人化しているかを一緒に整理し、どこから手をつけるべきかの優先順位をつけます。しつこい営業はいたしませんので、現状を整理する場として気軽にお使いください。Excelマクロが動かない原因と解決方法や、事務をやりたくない経営者への記事も、属人化を考えるヒントになります。サービスの全体像はスガサポのトップページからご確認いただけます。