シフト表づくり半日〜1日が、
ボタンひとつ・数十秒に。
社会福祉法人 白銀会様（職員約30名・利用者約76名）。紙とExcelの手作業だったシフト管理と給食・検食の集計を、今お使いのExcelとGoogleフォームのまま自動化しました。
| 業種 | 社会福祉法人（茨城県・複数事業所） |
|---|---|
| 規模 | 職員 約30名／利用者 約76名。PC操作に不慣れな職員が多い現場 |
| 課題 | シフト表・作業別勤務表・食事回数の集計・検食簿・献立表が、すべて紙と手作業のExcel。月末は集計だけで丸1日以上 |
| 技術 | Excel VBA（.xlsm）＋ Googleフォーム ＋ Google Apps Script（GAS）。月次自動実行・メール通知・自動テスト119項目 |
| 進め方 | 15回の打ち合わせで現場の声を反映しながら段階的に構築。導入後2ヶ月のサポート付き |
数字で見る成果
シフト表の作成 半日〜1日
↓ボタンひとつ・数十秒
宿直・5連勤チェック・掃除当番の割り振りまで自動
月末の帳票づくり 丸1日以上
↓6種類の帳票を一括自動生成
食事集計表・検食簿・献立表・間食表など
手計算による集計ミス・転記ミス
↓ゼロに
自動テスト119項目で計算の正しさを検証
導入前の状態
毎月くり返される手作業が、特定の職員の時間を大きく奪っていました。
紙で集めたシフト希望を、管理者がExcelに1件ずつ転記（毎月約2時間）
宿直の割り当て・5連勤のチェック・掃除当番の割り振りはすべて目視と手計算
職員の食事回数（給与天引き用）は、30名×31日×3食の表を毎月手作業で作成
献立は1食ずつ手入力、検食の記録は紙。食事集計表・検食簿・献立表・間食表をそれぞれ個別に手作業で作成し、月末に丸1日以上
つくったもの
新しいシステムは入れず、使い慣れたExcelとGoogleフォームを組み合わせました。
シフト勤務管理システム
- 職員はスマホからシフト希望を送信。回答は自動で蓄積され、転記作業がなくなりました
- 毎月21日に翌月分のデータを自動でExcelに出力し、メールでお知らせ
- ボタンひとつで月間シフト表を自動作成。宿直の割り当て・5連勤の制限・掃除当番のローテーションも自動
- シフトから食事の要否を自動判定し、食事管理へデータを引き継ぎ
給食・検食管理ツール
- 複数ファイルに分かれていた管理表を1つのExcelファイルに統合
- ボタンひとつで6種類の帳票を一括生成（食事集計表・検食簿・献立表・間食表など）
- 317品目の献立マスタから献立表を自動作成。利用者向けのひらがな表記への変換も自動
- ドロップダウンで選ぶだけの入力画面。PCに不慣れな職員でも迷わず使えます
導入前と導入後
| 作業 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| シフト希望の転記 | 1件ずつ手入力（毎月約2時間） | スマホ送信で自動蓄積（0分） |
| シフト表の作成 | 手作業で半日〜1日 | ボタンひとつで数十秒 |
| 食事回数の集計 | 30名×31日×3食を手計算（丸1日） | ボタンひとつで自動集計 |
| 帳票づくり | 4種類を個別に手作業 | 6種類を一括自動生成 |
| 献立のひらがな表記 | 1品ずつ手で書き換え | 317品目を自動変換 |
手計算による集計ミス・転記ミスはゼロになり、食事数と検食数の差引計算が自動化されたことで、給与天引きの計算根拠も明確になりました。
よくあるご質問
Q同じような業務があるのですが、うちでも頼めますか？
はい、お任せください。シフト表の作成、食事や物品の集計、毎月の帳票づくりのような「毎月くり返すExcelの定型業務」が対象です。今お使いのExcelや管理表のやり方はそのままに、手作業の部分だけを自動化します。
QPCが苦手な職員が多いのですが、使いこなせますか？
この事例の現場も、PC操作に不慣れな職員の方が中心でした。操作は「ボタンを押す」「リストから選ぶ」だけになるよう設計し、入力ミスが起きにくい仕組みにしています。導入後2ヶ月のサポート期間で、使い方の定着までお手伝いします。
Q費用はどのくらいかかりますか？
この事例のような自動化ツールの開発（買い切り・ツールはお客様のものになります）は、業務の内容に応じた個別見積です。毎月の集計や帳票づくりの作業ごとお任せいただく「まるごとExcel代行」は月額5万円〜15万円（税別）です。無料相談でどちらが合うかからご案内します。
この実績の詳しい経緯を読む
導入前の現場の様子から、システムができるまでの進め方、費用感まで。詳しい記事があります。