2つのシステムへの二重入力を、ゼロに。
収支は、すぐ見える形に。
茨城県の青果卸売業者様（従業員約10名・取扱10品目以上）。電話・FAX・LINEで受けていた集荷依頼と、送り状用・仕切書用2つのAccessへの二重入力を、今お使いのAccessはそのまま、フォームからの一度の入力で流れる仕組みに変えました。
| 業種 | 青果卸売業（茨城県・生産者と複数の市場を結ぶ仲卸） |
|---|---|
| 規模 | 従業員 約10名／いちご・メロン・トマトなど取扱10品目以上 |
| 課題 | 集荷依頼の受付は電話・FAX・LINE、取りまとめは紙と手作業。同じ内容を送り状用・仕切書用の2つのAccessへ二重入力。日々の収支はすぐに見えない |
| 技術 | Googleフォーム ＋ Google Apps Script（GAS）＋ 社内向けWebアプリ2本 ＋ 既存Accessデータベース連携 ＋ チャット自動通知 ＋ 収支ダッシュボード |
| 進め方 | 既存のAccessと業務の流れを活かしたまま、集荷の受付→出荷・精算→収支の見える化の順に段階的に構築 |
数字で見る成果
送り状用・仕切書用、2つのAccessへの二重入力
↓ゼロに
入力は一度だけ。Access取込用のデータを自動作成
電話・FAX・LINEで受けて紙で取りまとめ
↓スマホのフォームで受付
送信と同時に自動で蓄積・チャットへ通知
月末・半月毎の書類でしか見えない収支
↓日別・生産者ごとにすぐ見える
送り状・仕切書・資材の3つのデータを自動集計
導入前の状態
仕事は回っていました。でも、同じ内容を2つのシステムへ入力し直す毎日でした。
集荷依頼は電話・FAX・LINEで受け付け。取りまとめと市場ごとの振り分けは紙と手作業
送り状の情報を送り状用のAccessへ入力。市況を見て単価を入れたら、仕切書用のAccessへも同じ内容を入力＝毎日の二重入力
市場から返ってくる単価との突き合わせ、手仕切料・運賃・消費税の計算は電卓と目視
請求書・計算書の発行は月末・半月毎。日々の売上や収支をすぐに確かめる手段がない。集荷場への連絡もその都度FAX
つくったもの
新しいシステムへの入れ替えはせず、使い慣れたAccessはそのまま。入力を「一度だけ」にしました。
フォーム受付〜Access連携の自動化
- 生産者（農家さん）はスマホのGoogleフォームから集荷依頼を送信。社内向けの入力用Webアプリも用意し、電話・FAX・LINEの取りまとめを置き換え
- 回答は自動で蓄積され、送信と同時にチャットへ自動通知。全員が同じ情報をすぐ見られる
- 市場ごとの振り分けをスプレッドシートで行うと、送り状用・仕切書用のAccess取込データを自動で作成。2つのAccessへの二重入力がゼロに
- 市場の単価データも自動で読み込んで突き合わせ。手仕切料・運賃・消費税も自動計算
収支の見える化と、続けられる仕組み
- 送り状・仕切書・資材の3つのデータを自動で集計
- 日別・生産者ごとの収支を、ダッシュボードでいつでも確認できるように。月末の書類を待たずに商売の状態が見える
- 品名・等級・取引先・生産者・資材の5つのマスタを一元管理。生産者番号の全角・半角のゆれも自動でそろえて、入力ミスを排除
- 運用の中で増えていった品目ごとの処理も共通の仕組み1本に集約。新しい品目の追加は設定だけ・誰でも保守できる状態に
導入前と導入後
| 作業 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 集荷依頼の受付 | 電話・FAX・LINEを紙で取りまとめ | スマホのフォームから自動で蓄積 |
| Accessへの入力 | 送り状用・仕切書用の2つに二重入力 | 取込データを自動作成、取り込むだけ |
| 単価の突き合わせ・計算 | 電卓と目視で手計算 | 自動で読み込み・自動計算 |
| 収支の把握 | 月末・半月毎の請求書・計算書待ち | 日別・生産者ごとにすぐ見える |
| 社内の情報共有 | 電話・FAXで都度確認 | 送信と同時にチャットへ自動通知 |
導入後も運用を続けながら、増えていった品目ごとの処理を共通の仕組み1本に整理。新しい品目の追加も設定の変更だけでできるようになりました。
よくあるご質問
Qうちも2つのシステムに同じデータを入力しています。なくせますか？
はい、この事例とまったく同じ悩みです。多くの場合、一度の入力からもう片方のシステム用のデータを自動で作れます。今お使いのシステムは入れ替えず、間をつなぐ部分だけを自動化するので、業務を止めずに進められます。
Q今使っているAccessやExcelは、そのまま使い続けたいのですが。
そのまま使い続けられます。この事例でも、Accessデータベースはこれまで通り使いながら、そこへ入れるデータづくりの部分だけを自動化しました。使い慣れた道具を入れ替えないことが、スガサポの方針です。
Q費用はどのくらいかかりますか？
このような仕組みづくり（買い切り・ツールはお客様のものになります）は、業務の内容に応じた個別見積です。毎月の集計や転記の作業ごとお任せいただく「まるごとExcel代行」は月額5万円〜15万円（税別）です。無料相談でどちらが合うかからご案内します。
この実績の詳しい経緯を読む
電話・FAXの受付と二重入力が、どうなくなっていったのか。進め方の実際を記事にしています。
「うちも同じデータを2回入れていて…」から、
お気軽にどうぞ。
30分の無料相談で、自動化できる作業とできない作業を正直にお伝えします。
「こんなことできますか？」の段階でも大丈夫です。