シフト作成を毎月やるのが大変な事業所へ｜社会福祉法人でシフト作成代行に切り替えた事例

毎月のシフト表づくりに、半日から1日近く取られていませんか。希望休、有給、公休、宿直、早番・遅番のバランスまで見ていると、最後は担当者の経験と根気に頼りがちです。

この記事では、事業所で実際に起きていたシフト作成の悩みと、シフト作成代行・シフト管理代行に近い形で外部の専門スタッフが関わる選択肢を整理します。

毎月のシフト作成、こんなところで時間を取られていませんか？

事業所のシフト作成では、単に空いている枠へ職員名を入れればよいわけではありません。希望休を反映し、宿直の回数をならし、5連勤にならないように確認し、職員ごとの勤務条件も見ます。

紙やExcelで管理している場合、確認する表が増えるほど転記ミスや見落としが起きやすくなります。シフト作成代行を検討する方の多くは、作ること自体よりも「毎月同じ確認を繰り返すこと」に疲れています。

シフト作成を社外に任せる「シフト作成代行」という選択

選択肢は大きく3つあります。シフトソフトを入れて自社で運用する、社内の担当者に任せ続ける、そして社外の専門スタッフにシフト作成代行として任せる方法です。

スガサポのまるごとExcel代行では、毎月の元データを受け取り、Excelで処理する定型業務としてシフト表や関連帳票を作成します。シフト管理代行として、施設ごとのルールを確認しながら、結果のファイルを納品する形です。対応範囲は対応可能な業務で確認できます。

実例: 社会福祉法人 白銀会様の場合

社会福祉法人 白銀会様では、職員約30名・利用者約76名の事業所運営の中で、シフト勤務管理と給食・検食管理が大きな手間になっていました。希望休や宿直希望を1件ずつ転記し、宿直割当や5連勤チェックも目視で確認していました。

加えて、職員の食事回数や利用者の給食・検食に関するExcel帳票もありました。30名分×31日×3食のマトリクス、献立表、食事集計表、検食簿など、月末にまとまった時間を使う作業が重なっていました。詳しい事例は社会福祉法人 白銀会様のシフト・給食管理事例で紹介しています。

代行で何がどう変わったか

ここで大事なのは、現場のExcel形式を無理に変えなかったことです。職員が使う入口は簡単にし、出力はこれまで確認していたExcel帳票に近い形で残しました。

シフト作成代行が向く施設・向かない施設

シフト作成代行が向くのは、毎月同じルールで勤務表を作り、希望休・宿直・連勤チェックなどの確認が多い施設です。特に、担当者だけが作り方を知っている状態なら、早めに外へ出せる形に整理したほうが安定します。

一方で、毎週ルールが大きく変わる、現場判断が多すぎて標準化できない、基幹システムへ直接入力する必要がある場合は、まずサービス一覧から相談内容を分けたほうがよいです。

料金と始め方 — 月額5万円から

まるごとExcel代行は、月額5万円〜15万円（税別）が目安です。最低契約期間は6ヶ月で、6ヶ月以降は翌月末までのご連絡で解約できます。シフト作成代行だけでなく、勤怠データ変換や帳票作成まで含める場合は、業務量に応じて範囲を決めます。

社会福祉法人 白銀会様のようにツールを自社に残したい場合は、買い切りの開発という別の選択肢もあります。記事で紹介した事例は、システムA+Bセット25万円（税別）の買い切りに近い案件でした。

まずは30分の無料相談で、自社のシフト業務を聞かせてください

シフト作成代行やシフト管理代行を検討している段階では、最初から仕様を固める必要はありません。今使っているExcel、希望休の集め方、毎月困っている確認作業を見せていただければ、社外Excel担当としてどこまで引き受けられるか整理します。