毎月のシフト表作成に半日〜丸1日かけていませんか？
紙のメモや口頭で集めた希望休を1件ずつExcelに書き写して、宿直の割り振りを目視で確認して、5連勤になっていないかチェックして……。それに加えて給食管理の帳票まで手作業でこなす。そんな状況が「当たり前」になっている社会福祉・事業所の管理者の方に、ぜひ読んでいただきたい事例があります。
社会福祉法人 白銀会様では、Excelに組み込む自動化プログラム（VBA）とGoogleの自動化ツール（Google Apps Script、略してGAS） を組み合わせたシステムを導入することで、毎月の管理業務を劇的に効率化しました。シフト表はボタン1つで自動作成。給食・検食管理の6種類の帳票も一括出力。月に丸1日以上かかっていた作業が、数十秒で完了するようになりました。
この記事では、導入前の課題から導入後の変化まで、具体的な数字とともにお伝えします。
社会福祉・事業所のシフト管理、こんな悩みはありませんか？
- 紙のメモや口頭で集めた希望休を1件ずつ手入力でExcelに転記している
- 宿直の割り当て、5連勤チェック、掃除当番の振り分けを全部目視・手計算でやっている
- シフト表を作り終わるたびに「これだけのために半日使ったのか」と虚脱感を覚える
- 給食管理の帳票（食事集計・検食簿・献立表・間食表）を別々のファイルで手作業で作っている
- 職員の食事回数を手カウントして給与天引きの計算をしている
面倒にもほどがある、と思っているのはあなただけではありません。社会福祉現場の管理者は、「社会福祉の仕事」以外の事務作業に膨大な時間を取られているのが現実です。
シフト管理のほかにも、毎月決まって発生するExcel業務は外部に任せられます。対応できる業務の範囲は対応可能な業務（まるごとExcel代行）にまとめています。
お客様の課題（Before）：手作業が積み重なり月末は修羅場に
シフト勤務管理のつらさ
社会福祉法人 白銀会様は、茨城県内の社会福祉法人です。利用者数は約76名、職員数は約30名。
以前のシフト管理の流れは次のとおりでした。
- 職員が紙のメモや口頭で希望休・有給・宿直希望などをシフト作成者に伝える
- 管理者がそれらの情報を1件ずつ手作業でExcelに転記
- 宿直の割り当てを目視で確認しながら手作業で配置
- 5連勤になっていないかを1人ずつ目で数えてチェック
- 掃除当番の割り振りも手作業
- 作業別勤務表（配置表）も別途手で作成
これらをすべてこなすと、毎月半日〜丸1日がシフト作成だけに消えていく状況でした。
給食・検食管理のつらさ
さらに深刻だったのが給食管理です。栄養士・管理者を悩ませていたのが以下の作業です。
| 作業 | 内容 |
|---|---|
| 食事要求表の作成 | 職員30名×31日×3食のマトリクスを手計算 |
| 食事集計表 | 施設区分別・男女別の食数を手で集計 |
| 検食簿 | 味付け・分量・鮮度・色彩・盛付けを紙で記録 |
| 献立表 | リストから1食ずつ手入力し、利用者用にひらがなで書き直し |
| 間食表 | 月間の間食リストを手作業で作成 |
これらが複数の別々のExcelファイルに分散しており、月末になると「帳票作成だけで丸1日以上かかる」という状況が毎月繰り返されていました。
導入したシステム（What）：Excel×GASで「ボタン1つ」の世界へ
スガサポでは、社会福祉法人 白銀会様の業務フローを丁寧にヒアリングしながら、全15回のセッションを経て2つのシステムを構築しました。既存のExcel・Googleアカウント環境をそのまま活用するため、新しいサービスへの登録は不要です。
システム1：シフト勤務管理システム（Excel VBA + GAS）
シフト表の自動作成を実現した仕組みのポイントは3つです。
① Googleフォーム連携で転記ゼロに
これまで紙のメモや口頭で集めていたシフト希望を、Googleフォームに切り替えました。職員がスマホからシフト希望を送信すると、Googleの自動化ツール（GAS）が自動でスプレッドシートに蓄積。再送信した場合も古いデータを自動削除するので、データの二重登録がありません。
② ボタン1つでシフト表が完成
宿直の自動割り当て、5連勤制限チェック、掃除当番のローテーションを含むすべての配置ロジックがプログラム化。「作成」ボタンを押すだけで月間シフト表が完成します。
③ 食事データも自動変換
シフトの勤務区分（日勤系・宿直系）から食事の有無を自動判定。「日勤なら昼食、宿直なら夕食＋翌朝食」というルールをプログラムが処理するため、入力ミスが入り込む余地がありません。
システム2：給食検食管理ツール（Excel VBA統合ファイル）
バラバラだった複数ファイルを全13シートを1つのExcelファイルに統合。6種類の帳票をボタン1つで一括出力できるようになりました。
| 帳票 | 内容 |
|---|---|
| 食事集計表 | 施設区分別×男女別の食数を日ごとに自動計算 |
| 検食簿 | 評価項目付きのフォームを自動生成 |
| 献立表 | 317品目のマスタから自動生成＋ひらがな自動変換 |
| 間食表 | 月間の間食リストを自動作成 |
| 食事要求表 | 職員×日付マトリクス＋差引計を自動集計 |
| 個人別集計 | 給与計算の根拠資料を自動出力 |
社会福祉 DX事例として特徴的なのは、「PCに不慣れな職員でも使える」設計にこだわった点です。入力はすべてドロップダウンリストから選ぶ方式で、自由入力の箇所を極力排除しました。連動する選択リスト（施設を選ぶとその施設の利用者だけ表示される仕組み）を採用することで、操作の迷いを最小化しています。
導入後の効果（After）：Before/After比較
| 作業 | Before | After |
|---|---|---|
| シフト希望の収集 | 紙メモ・口頭で収集→手入力（約2時間/月） | Googleフォーム→自動蓄積（0分） |
| シフト表作成 | 手作業で半日〜1日 | ボタン1つで数十秒 |
| 宿直・掃除当番の割り振り | 目視で確認しながら手作業 | 完全自動 |
| 食事要求表の作成 | 30名×31日を手計算（丸1日） | ボタン1つで自動集計 |
| 食事集計表・検食簿等の帳票 | 4種類を個別に手作業 | 6種類を一括自動生成 |
| 献立のひらがな変換 | 1品ずつ手作業で書き換え | 317品目を自動変換 |
正確性も格段に向上
時間短縮と同じくらい大きかったのが「ミスゼロ」の効果です。
- 手計算による集計ミス・転記ミスが完全にゼロに
- 食事数と検食数の差引計算が自動化され、給与天引きの根拠が明確に
- 5連勤制限の自動チェックにより、労務管理上のリスクを自動排除
- 全119項目の一連の動作確認テストでシステムの正確性を継続的に検証
「月末の帳票作業が1日以上かかっていたのが、当日の午前中には終わるようになった」という変化は、管理者の方の心理的な余裕にも直結しています。
費用感と導入のハードル
かかった費用
| 内容 | 金額（税別） |
|---|---|
| シフト勤務管理システム（GAS + Excel VBA） | 約19万円 |
| 給食検食管理ツール（Excel VBA統合ファイル） | 約22万円 |
- 月額の保守契約もご用意しています。導入後も安心してお使いいただけます
- 2ヶ月間のサポート付き
- 既存のExcel・Googleアカウントだけで運用可能
「事業所の限られた予算でもシステム化できるか」と心配している方でもご検討いただきやすい価格帯です。導入後のサポート体制も整えておりますので、安心してご利用いただけます。
導入のハードルについてよくある不安
「PC操作が苦手な職員が多いが大丈夫か？」
社会福祉法人 白銀会様も同様のご不安をお持ちでした。そのため「ボタンを押すだけ」「ドロップダウンから選ぶだけ」という設計を徹底しています。自由入力を最小限にすることで、誰でも迷わず使える画面の操作方法を実現しました。
「今のExcel環境を大きく変えなければならないか？」
既存のExcel・Googleアカウントをそのまま活用します。新しいサービスへの登録は不要です。
「途中で問題が起きたときはどうなるか？」
導入後2ヶ月間のサポート期間を設けており、使い方の疑問や細かい調整に対応します。また、月額の保守契約もご用意しておりますので、サポート期間終了後も継続的にサポートを受けることが可能です。現場ヒアリングを重ねながら段階的に構築するため、「使いにくかった」という事態を最小化する進め方をとっています。
シフト作成代行・シフト管理代行をお考えの方へ｜まるごとExcel代行で同じ仕組みを社外運用する選択肢
このような業務効率化のご相談は、スガサポが承ります。
本ページでご紹介した仕組みを自社にも取り入れたい場合、進め方は大きく2つに分かれます。
① 自社で同じツールを導入したい方
本ページでご紹介したシステムは「買い切り型」です。ツール本体が自社の手元に残るため、一度導入すればずっと使い続けられます。同じように自社専用のツールを作って納品まで受けたい場合は、自動化ツール開発・買い切りのサービスが向いています。
② ツール構築から毎月の運用まで、まるごと任せたい方
シフト表の作成や勤務データの集計を、社外のExcel担当として伴走しながら、毎月こちらで引き受けます。まるごとExcel代行（月額5万円〜15万円）なら、自社にExcel担当者がいなくても、毎月のシフト業務がそのまま回ります。シフト作成代行・シフト管理代行を、月額で運用していく形です。
シフト作成代行は、社会福祉法人だけでなく、飲食店・小売店・物流など、シフト勤務がある事業所で広くお使いいただけます。他の業種・規模での進め方はシフト作成代行の関連記事もあわせてご覧ください。
迷ったときは、まず30分の無料相談でお聞かせください。業務量や現状のシフト作成の流れをお伺いした上で、最適な進め方をご提案します。
スガサポは茨城県を拠点とするITサポート事業者です。社会福祉・事業所をはじめとする中小企業・法人の「現場の業務」を深く理解した上で、Excel・Googleの自動化ツール（GAS）を使ったオーダーメイドの業務自動化システムを提供しています。
スガサポの3つの特徴
- 現場を理解した設計 — シフトから食事判定へのルール変換など、業界固有のロジックに対応
- 既存環境をそのまま活用 — Excel・Googleアカウントだけで導入可能。新サービス登録不要
- 導入後も安心のサポート体制 — 月額の保守契約もご用意。継続的にお使いいただけます
オンラインでの全国対応も可能です。まずはお気軽にご相談ください。
まとめ
- 社会福祉・事業所のシフト管理では、Googleフォーム連携＋Excelの自動化プログラム（VBA）＋Googleの自動化ツール（GAS）の組み合わせが有効
- 宿直割り当て・5連勤チェック・掃除当番など、複雑なロジックもプログラム化できる
- 給食管理の帳票（食事集計・検食簿・献立表・間食表）は1ファイルに統合してボタン1つで出力できる
- 導入後も月額保守契約で安心して使い続けられる
- 「PCに不慣れな職員でも使える」設計を徹底することが、導入後の定着率につながる
シフト表の自動作成、エクセル勤務表の効率化、給食管理システムの導入について、まずは無料でご相談ください。
お問い合わせは無料です。お気軽にご相談ください。
毎月のシフト業務が特定の担当者に集中し、「その人にしか分からない」状態になっているなら、それは属人化のサインかもしれません。属人化を解消する考え方は中小企業の属人化を解消する3つの方法でも整理しています。
障がい福祉サービスの事業所さまには、工賃計算・シフト・検食などの事務をまるごと自動化する障がい福祉専門ページもご用意しています。あわせてご覧ください。
就労継続支援B型の工賃計算をエクセルで行う手順は、就労継続支援B型の工賃計算をエクセルで（平均工賃の出し方と集計のコツ）でくわしく解説しています。
この事例の数字と仕組みを1ページにまとめた導入実績：社会福祉法人のシフト表・給食集計を自動化も公開しています。
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よくある質問（FAQ）
Q1. 社会福祉・事業所のシフト表を自動作成するには、特別なソフトを購入する必要がありますか？
A. 特別なソフトの購入は不要です。Microsoft ExcelとGoogleアカウント（無料）があれば導入できます。スガサポが提供するシステムはExcelに組み込む自動化プログラム（VBA）とGoogleの自動化ツール（Google Apps Script、略してGAS）を使って構築するため、追加のサービス登録は不要です。
Q2. シフト自動作成のエクセルツールはどれくらいの費用がかかりますか？
A. 規模や機能によって異なりますが、社会福祉法人 白銀会様の事例（職員30名・利用者76名規模）では、シフト勤務管理システムが約19万円（税別）、給食検食管理ツールが約22万円（税別）でした。月額の保守契約もご用意しておりますので、導入後も安心してお使いいただけます。詳細はお問い合わせください。
Q3. 社会福祉 DXに取り組みたいが、どこから始めればよいかわかりません。
A. まず現在の業務フローをヒアリングし、「どこに一番時間がかかっているか」「どこでミスが起きやすいか」を整理するところからスタートします。スガサポでは無料相談を受け付けておりますので、まずはお気軽にお声がけください。